Должностная инструкция помощника руководителя представляет собой документ, который описывает обязанности, права и ответственность помощника руководителя. Она является важным элементом организационной структуры и определяет порядок работы и взаимодействия помощника руководителя с другими сотрудниками.
В общих чертах должностная инструкция помощника руководителя включает в себя следующие пункты:
- Общая информация о должностной инструкции помощника руководителя;
- Описание должностных обязанностей помощника руководителя;
- Права и ответственность помощника руководителя;
- Порядок пересмотра должностной инструкции помощника руководителя;
- Образец положения о должностной инструкции помощника руководителя.
Должностная инструкция помощника руководителя подразумевает выполнение широкого спектра обязанностей. От помощника руководителя требуется организационная активность, умение принимать решения вне зависимости от личного мнения, а также эффективное решение проблем, возникающих в ходе работы. Помощник руководителя также обязан поддерживать личную встречу руководителя с генеральным директором.
Должностная инструкция помощника руководителя является документом постоянного характера. В случае необходимости изменений и дополнений в инструкцию, они могут быть внесены только после пересмотра и утверждения в соответствии с установленным порядком.
Должностная инструкция помощника руководителя является неотъемлемой частью организационного документооборота и определяет права, обязанности и ответственность помощника руководителя.
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Должностные обязанности помощника руководителя осуществляются в соответствии с образцом должностной инструкции и инструкциями руководителя.
2. Помощник руководителя осуществляет личное сопровождение руководителя в рамках его должностной деятельности.
3. В обязанности помощника руководителя входит выполнение поручений руководителя (директора) в соответствии с его указаниями и инструкциями.
4. Помощник руководителя имеет право на получение необходимой информации и документации, находящихся в ведении руководителя, в рамках его должностной компетенции.
5. Должностная инструкция помощника руководителя предусматривает ответственность за ненадлежащее выполнение поручений и инструкций руководителя.
ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Должностная инструкция помощника руководителя описывает его должностные обязанности и права, а также порядок их выполнения.
1. Общие обязанности
Помощник руководителя (заместителя) директора обязан выполнять следующие обязанности:
- Подготовка документов и материалов для руководителя (заместителя) директора.
- Организация и контроль работы секретариата и подчиненных сотрудников.
- Участие в проведении совещаний, советов и рабочих групп, подготовка протоколов и докладов.
- Координация и контроль выполнения поручений руководителя (заместителя) директора.
- Обеспечение конфиденциальности информации, полученной в ходе работы.
2. Личное обслуживание руководителя (заместителя) директора
Помощник руководителя должен обеспечивать личное обслуживание руководителя (заместителя) директора:
- Организация рабочего места руководителя (заместителя) директора.
- Проведение переговоров, встреч, деловых поездок и организация отдыха руководителя (заместителя) директора.
- Организация и контроль работы персонального автопарка руководителя (заместителя) директора.
3. Должностные обязанности и ответственность
Помощник руководителя несет ответственность за своевременное и качественное выполнение своих должностных обязанностей. Он также обязан:
- Организовывать и координировать работу, связанную с выполнением поручений руководителя.
- Анализировать и обрабатывать информацию, поступающую от руководителя и других источников.
- Соблюдать общие инструкции и правила внутреннего трудового распорядка организации.
- Представлять интересы руководителя на служебных мероприятиях и внешних контактах.
- Соблюдать порядок и дисциплину в своей рабочей обстановке и отношениях с коллегами.
Должностная инструкция помощника руководителя может быть подвергнута пересмотру и изменению в соответствии с потребностями и целями работы руководителя.
| Структурное подразделение | Наименование | Вид должности |
|---|---|---|
| Отдел кадров | Руководитель отдела кадров | Генеральный директор |
| Отдел маркетинга | Руководитель отдела маркетинга | Заместитель генерального директора |
ПРАВА
- Права помощника руководителя (заместителя генерального директора) определяются в соответствии с положениями должностной инструкции и образцом инструкции о его должностных обязанностях.
- Права помощника руководителя (заместителя генерального директора) могут быть пересмотрены или изменены приказом генерального директора в порядке, предусмотренном инструкцией о его должностных обязанностях.
- Помощник руководителя (заместитель генерального директора) имеет право на получение личного материала и документации, необходимых для выполнения своих обязанностей.
- Помощник руководителя (заместитель генерального директора) осуществляет свои права в пределах, определенных должностной инструкцией и обязанностями, возложенными на него руководителем.
- Помощник руководителя (заместитель генерального директора) обладает правом принимать участие в обсуждении и решении вопросов, относящихся к его компетенции.
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
1. Общие положения
Помощник руководителя отвечает за выполнение поставленных перед ним задач и обязательств перед руководством. Он должен осуществлять свою работу добросовестно, на высоком уровне профессиональной компетенции и соблюдать требования законодательства.
2. Порядок действий
Помощник руководителя обязан действовать в рамках своих полномочий и согласно инструкции. При возникновении ситуаций, требующих принятия решений, он должен обратиться к руководителю для получения необходимых указаний и рекомендаций.
3. Обязанности
Помощник руководителя имеет следующие обязанности:
— Организация и проведение рабочих встреч, конференций и совещаний.
— Оперативное выполнение поручений, поступающих от руководителя.
— Координация деятельности с другими подразделениями компании.
4. Права
Помощнику руководителя предоставляются следующие права:
— Участие в руководстве и управлении предприятием.
— Получение информации, необходимой для выполнения своих обязанностей.
5. Ответственность
Помощник руководителя несет ответственность за качество и своевременность выполнения своих обязанностей. Он также несет ответственность за соблюдение конфиденциальности и обеспечение безопасности информации, полученной в процессе работы.
ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ
Должностная инструкция помощника руководителя представляет собой документ, определяющий его должностные обязанности, права и ответственность. В данном разделе описывается порядок пересмотра данной должностной инструкции.
1. Общие положения
Пересмотр должностной инструкции помощника руководителя осуществляется в соответствии с установленными процедурами и правилами предприятия/организации. Основным лицом, ответственным за пересмотр должностной инструкции, является руководитель организации (директор или генеральный директор).
2. Права и обязанности
Руководитель организации имеет право вносить изменения в должностную инструкцию помощника руководителя, в случаях, когда это требуется для обеспечения эффективной работы. Пересмотр должностной инструкции может также происходить по инициативе помощника руководителя, если он считает, что его обязанности или права требуют изменений.
При пересмотре должностной инструкции руководитель учитывает мнение помощника руководителя и может провести переговоры с ним, чтобы обсудить предлагаемые изменения.
3. Порядок пересмотра
Пересмотр должностной инструкции может проводиться путем:
| Способ пересмотра | Описание |
|---|---|
| Внутренний пересмотр | Руководитель организации самостоятельно вносит изменения в должностную инструкцию на основе общего согласования с помощником руководителя. |
| Согласование с вышестоящим руководством | Руководитель организации предлагает изменения в должностную инструкцию и получает согласие от вышестоящего руководства (например, от заместителя директора или генерального директора). |
| Согласование с правовыми отделами | Руководитель организации предлагает изменения в должностную инструкцию и получает согласие отправственных правовых отделов. Это необходимо в случаях, когда вносимые изменения требуют соблюдения определенных правовых норм и нормативных актов. |
| Согласование с другими отделами/подразделениями | Руководитель организации предлагает изменения в должностную инструкцию и получает согласие от других отделов или подразделений, с которыми помощник руководителя работает в тесном взаимодействии. |
4. Процедура утверждения
После выполнения всех необходимых процедур и согласований руководитель организации утверждает пересмотренную должностную инструкцию. Обновленная инструкция в соответствующем виде предоставляется помощнику руководителя и становится действующей с момента ее получения.
5. Образец инструкции
По результатам пересмотра должностной инструкции помощника руководителя формируется образец инструкции, который в дальнейшем может быть использован для описания аналогичных должностей или при приеме новых сотрудников на данную должность.
Должностная инструкция помощника генерального директора (заместителя)
1. Общие положения
Должностная инструкция помощника генерального директора (заместителя) является образцом и предназначена для установления порядка и определения обязанностей, прав и ответственности помощника генерального директора.
2. Должностные обязанности
2.1. Вести делопроизводство и обеспечивать организацию рабочего пространства генерального директора.
2.2. Осуществлять прием, регистрацию и распределение входящей и исходящей корреспонденции.
2.3. Составлять планы работы и контролировать их выполнение сотрудниками компании.
2.4. Подготавливать и анализировать отчеты и документацию по поручению генерального директора.
2.5. Проводить согласование и подготовку материалов для совещаний и встреч генерального директора.
3. Права помощника генерального директора
3.1. Вести переговоры и взаимодействовать с другими подразделениями компании в интересах работы генерального директора.
3.2. Представлять генерального директора на совещаниях и внешних мероприятиях в случае его отсутствия.
3.3. Запрашивать и получать отчеты и информацию у подчиненных сотрудников для осуществления контроля и анализа.
4. Ответственность помощника генерального директора
4.1. Нести личную ответственность за качественное и своевременное выполнение поручений генерального директора.
4.2. Конфиденциальность. Бережно хранить и не разглашать информацию, полученную в рамках своей должности.
4.3. Качество работы. Поддерживать высокий уровень профессиональной работы и улучшать свои навыки.
5. Порядок пересмотра инструкции
Данная должностная инструкция может быть изменена или пересмотрена с согласования генерального директора компании.
Инструкция личного помощника директора
Данная инструкция описывает должностные обязанности и права личного помощника директора и устанавливает порядок их выполнения.
1. Положения общие
Личный помощник директора является должностным лицом, назначаемым на основании приказа директора компании.
Он осуществляет свою деятельность на рабочем месте в офисе директора, а также в других местах, указанных в поручениях директора.
2. Должностные обязанности
Личный помощник директора выполняет следующие обязанности:
а) Организация и поддержание текущей работы директора компании.
б) Подготовка и оформление документов (писем, протоколов, отчетов и других материалов) по указанию и с согласования с директором.
в) Управление рабочим расписанием и календарем директора, контроль за исполнением его деловых и личных обязанностей.
г) Организация и подготовка встреч, переговоров, конференций, совещаний директора.
д) Ведение деловой переписки и телефонных переговоров от имени директора компании.
е) Контроль за исполнением распоряжений и поручений директора компании.
3. Права и ответственность помощника директора
Помощник директора имеет право:
а) В пределах своей компетенции принимать оперативные решения по вопросам текущей работы директора, в случае его отсутствия или невозможности принятия решения.
б) Получать от директора все необходимые указания и указания по организации своей работы.
в) Использовать служебные и информационные ресурсы компании для работы.
г) За свою деятельность помощник директора несет ответственность перед директором компании.
4. Инструкция о пересмотра должностной инструкции
Данная инструкция о пересмотра должностной инструкции подлежит рассмотрению и пересмотру в случае изменения организационно-правовых форм, структуры или задач компании.
5. Образец должностной инструкции помощника директора
Образец должностной инструкции помощника директора представлен в приложении к данной инструкции.
ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ
Обязанности помощника руководителя генерального директора (заместителя) в соответствии с должностной инструкцией могут пересматриваться и дополняться, если это необходимо в связи с изменением организационной структуры компании, введением новых технологий или иных обстоятельствах, влияющих на работу персонала.
Порядок пересмотра должностной инструкции помощника руководителя регламентируется следующими общими положениями:
- Пересмотр должностной инструкции проводится по решению руководителя компании или по инициативе самого помощника руководителя при обоснованных причинах.
- Инициатор пересмотра должностной инструкции должен представить письменное обоснование необходимости изменений, указав на наличие новых задач, ответственности или изменении обстоятельств, влияющих на работу.
- Предложенные изменения должностной инструкции должны быть проработаны с учетом связанных изменений в обязанностях и правах помощника руководителя, а также согласованы с вышестоящими органами управления компании.
- После проработки и согласования изменений должностной инструкции, они оформляются в виде дополнительного раздела к существующей инструкции и вводятся в действие после утверждения руководителем компании.
Важно отметить, что пересмотр должностной инструкции не должен приводить к существенным изменениям в обязанностях и правах помощника руководителя без согласия руководства компании. Любые изменения должны быть обоснованы и соответствовать потребностям и целям организации.